Newsletter: Notwendigkeit der Führung von Fahrtenbüchern/Ende der generellen Sachbezugsbefreiung bei Spezialfahrzeugen

Aufgrund der zunehmend strengen Prüfungstätigkeit der Finanzverwaltung möchten wir wieder einmal auf die Wichtigkeit und Notwendigkeit der Führung von Fahrtenbüchern für alle betrieblichen Fahrzeuge hinweisen. Dies gilt sowohl für Fahrzeuge, die der Unternehmer selbst nutzt, als auch für Fahrzeuge, die von den Dienstnehmern genutzt werden, egal um welche Fahrzeuge es sich hier handelt!

Mit dem Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2022 änderte die österreichische Finanzverwaltung ihre bisherige Rechtsansicht, dass Spezialfahrzeuge per se keinen Sachbezug bei Arbeitnehmer:innen auslösen können. Nunmehr ist nur die Fahrtstrecke Dienstort-Wohnort von der Sachbezugspflicht befreit, da es sich bei dieser Fahrtstrecke um Werkverkehr iSd § 26 Z 5 lit a EStG handelt. Der Nachweis, dass das Spezialfahrzeug nur für die Fahrtstrecke Wohnort-Dienstort privat genutzt wird, kann unseres Erachtens grundsätzlich nur durch ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch erbracht werden. Somit ist anders als bisher auch für Spezialfahrzeuge die Führung eines Fahrtenbuchs unabdingbar.

Neugestaltung der Lohnsteuerrichtlinien

Können dienstgebereigene Fahrzeuge von Arbeitnehmer:innen privat benützt werden, so ist grundsätzlich ein Sachbezug in der Lohnverrechnung des entsprechenden Arbeitnehmers anzusetzen. Kein Sachbezug ist bei Fahrzeugen anzusetzen, die nachweislich ausschließlich betrieblich genutzt werden. Die Nachweiserbringung hat durch ein ordnungsmäßig geführtes Fahrtenbuch zu erfolgen.

Eine Ausnahmeregelung von diesem Grundsatz haben bisher sogenannte Spezialfahrzeuge dargestellt. Die Finanzverwaltung hat bislang die Rechtsansicht vertreten, dass Spezialfahrzeuge per se keinen Sachbezug auslösen, weil sie de facto privat nicht benützt werden können. Das Führen eines Fahrtenbuchs war somit nicht notwendig. Der Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2022 hat aber in Zusammenhang mit Spezialfahrzeugen eine Einschränkung insoweit gegeben, als in der Randziffer 175 der Lohnsteuerrichtlinien nunmehr festgehalten wird, dass Spezialfahrzeuge nur dann keinen Sachbezug auslösen, wenn sie ausschließlich für die Fahrtstrecke Dienstort-Wohnort privat verwendet werden (können). Alle anderweitigen Privatfahrten mit dem Spezialfahrzeug lösen hingegen eine Sachbezugspflicht aus, welche nach den allgemeinen Vorgaben der Sachbezugswerteverordnung in der Lohnverrechnung zu berücksichtigen ist (hier käme bei sehr wenigen Fahrten auch der sogenannte „Mini-Sachbezug“ in Betracht).

Definition von Spezialfahrzeugen

Gemäß Rechtsansicht der Finanzverwaltung handelt es sich bei Spezialfahrzeugen, um Fahrzeuge die aufgrund ihrer Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließen wie es z.B. bei Montagefahrzeugen mit eingebauter Werkbank oder Einsatzfahrzeugen der Fall ist (als klassische Beispiele in diesem Zusammenhang erwähnte die Finanzverwaltung immer ÖAMTC- oder ARBÖ-Pannenfahrzeuge).

Beweiserbringung in der Praxis

In Anbetracht dieser Novellierung der Lohnsteuerrichtlinien empfehlen wir für Spezialfahrzeuge ab sofort die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs, um belegen zu können, dass diese Fahrzeuge abgesehen von der Wegstrecke Dienstort-Wohnort nicht für andere private Zwecke der Arbeitnehmer benützt werden konnten. Eine Aufzeichnung durch ein Fahrtenbuch kann dann entfallen, wenn es sich bei den Spezialfahrzeugen um E-Fahrzeuge (d.h. Fahrzeuge mit einem CO2-Ausstoß von 0,00 g) handelt. Weiters kann die Führung eines Fahrtenbuchs auch dann entfallen, wenn der Umstand, dass nicht privat mit dem Spezialfahrzeug gefahren wird, auf eine anderweitige Art – z.B. durch ein schriftliches Verbot über Privatfahrten mit dem Spezialfahrzeug und durch ein nachweisliches Zurückstellen der Fahrzeuge am Betriebsgelände nach Dienstschluss – bewiesen werden kann. Die Beweislast liegt hier aber beim Unternehmer, wenn es kein Fahrtenbuch gibt!!

Die Finanzverwaltung stellt an ein „ordnungsgemäß geführtes“ Fahrtenbuch sehr strenge inhaltliche sowie formale Anforderungen. Die Prüfungspraxis bei Lohnabgabenprüfungen wird hier zunehmend strenger. Wir beobachten auch eine größere Prüfungsstrenge bei sonstigen Abgabenprüfungen/Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung. Wir empfehlen daher dringend, für alle im Betrieb befindlichen Fahrzeuge Fahrtenbücher zu führen, egal ob die Verwendung durch den Unternehmer oder durch die Dienstnehmer erfolgt!

Damit ein Fahrtenbuch ein tauglicher Nachweis ist, muss es übersichtlich, inhaltlich korrekt, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Ein Fahrtenbuch hat zwingend folgende inhaltlichen Aufzeichnungen zu enthalten:

• Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges
• Zweck der Fahrt
• Datum der Fahrt
• Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt (es ist die genaue Uhrzeit anzugeben)
• Startpunkt der Fahrt (es ist die Angabe der genauen Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Staat) erforderlich)
• Zielt der Fahrt (es ist die Angabe der genauen Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Staat) erforderlich)
• Fahrtroute (soweit von der kürzesten Verbindung abgewichen wird)
• Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
• Anzahl der gefahrenen Kilometer, welche in betrieblich und privat gefahrene Kilometer aufzugliedern sind
• gegebenenfalls das Anführen von etwaigen Umwegen, Anmerkungen, etc.
• Unterschrift des:der Reisenden

Zu beachten ist, dass die Eintragungen detailliert genug sein müssen, damit ein:e Abgabenprüfer:in die Fahrtstrecke mit Hilfe von Straßenkarten bzw. Routenplanern (z.B. google maps) nachvollziehen kann. Fährt ein:e Arbeitnehmer:in beispielsweise von Wien nach Graz, wäre die Angabe „Wien-Graz-Wien“ nicht ausreichend. Vielmehr bedarf es der Angabe, ob die Autobahn oder die Schnellstraße vom Arbeitnehmer oder von der Arbeitnehmerin benutzt wurde, sowie der jeweils exakten Adresse des Abfahrts- und Zielorts.

Jede berufliche Verwendung des Fahrzeugs ist prinzipiell für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen. Besteht eine beruflich veranlasste Reise aus mehreren Teilabschnitte, so können diese zu einer Eintragung verbunden werden. Es genügt somit die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstandes. Weiters wäre in einem solchen Fall im Fahrtenbuch die zeitliche Reihenfolge anzuführen, in welcher die Kunden:innen, Geschäftspartner:innen, etc. aufgesucht wurden.

Es ist gestattet, einzelne Angaben im Fahrtenbuch wie z.B. Kundenadressen mit Abkürzungen zu versehen. Jedoch bedarf es dann ein entsprechendes Abkürzungsverzeichnis im Fahrtenbuch, welches die Abkürzungen genau erklärt.

Unter einer zeitnahen Erfassung ist nach der derzeitigen Verwaltungspraxis zu verstehen, wenn spätestens eine Woche nach der Fahrt der Eintrag im Fahrtenbuch erfolgt. Zu beachten ist, das lose Einzelblätter nicht die Formvorschrift der Geschlossenheit erfüllen. Daher ist zu raten, das Fahrtenbuch in einer gebundenen Form (so wie Fahrtenbücher auch im Papierhandel erhältlich sind) zu führen.

Fazit

Das Umschwenken der Meinung der Finanzverwaltung führt insofern zu einem administrativen Mehraufwand bei Spezialfahrzeugen als hinkünftig für diese Fahrtenbücher zu führen sind. Mit Fahrtenbüchern soll belegt werden, dass Spezialfahrzeuge abgesehen von der Wegstrecke Dienstort-Wohnort nicht für andere Privatfahrten benutzt werden konnten. Leider haben wir in diesem Zusammenhang auf eine äußerst restriktive Prüfungspraxis bei Lohnabgabenprüfungen hinzuweisen. Dementsprechend ist es umso wichtiger, dass Ihre Fahrtenbücher sorgfältig und nachweisbar geführt werden.

 

Ihr Team der FM Steuerberatung & der PROTAX Steuerberatung