Berichtigung von Rechnungen: Bestimmungen im Umsatzsteuerrecht
Rechnungen sind Urkunden, die nicht nur im Geschäftsleben im Allgemeinen, sondern auch im Steuerrecht im Besonderen große Bedeutung haben.
Ein Unternehmer, der im Inland eine Lieferung oder sonstige Leistung erbringt, schuldet vom Entgelt jedenfalls die gesetzlich vorgesehene Umsatzsteuer, auch wenn keine Rechnung gelegt wird oder die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer zu niedrig ist. Eine Ausnahme stellen hier nur die Kleinunternehmer dar.
Umgekehrt muss jeder, der Umsatzsteuer verrechnet, diese auch an das Finanzamt abführen, auch wenn nach allgemeinem Umsatzsteuerrecht keine Steuer geschuldet würde (Steuerschuld kraft Rechnung).
Für einen Abnehmer/Leistungsempfänger ist eine ordnungsgemäße Rechnung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug (kein Vorsteuerabzug ohne Rechnung).
Häufige Rechnungsfehler
Bei jedem einzelnen Geschäftsfall muss ein Unternehmer überprüfen, ob ohne oder mit (ermäßigter oder normaler) Umsatzsteuer abgerechnet werden muss. Darüber hinaus sieht das Gesetz zahlreiche formale Anforderungen vor, die eine Rechnung enthalten muss. Dabei kann es sehr leicht passieren, dass Fehler unterlaufen. Die finanziellen Folgen für Unternehmer und Abnehmer/Leistungsempfänger können gravierend sein.
Unrichtiger Steuerausweis
- Die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer kann zu hoch oder zu niedrig sein:
- Es wird der unrichtige Steuersatz angewendet (0, 10, 13, 19, 20%);
- Anstelle des Reverse Charge wird mit Umsatzsteuer abgerechnet (überhöhter Steuerausweis);
- Für Lieferungen oder sonstige Leistungen im Ausland wird österreichische Mehrwertsteuer verrechnet (überhöhter Steuerausweis);
- Für eine vermeintlich im Ausland erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung, deren (Liefer-/Leistungs-) Ort in Wahrheit aber im Inland liegt, wird ausländische Mehrwertsteuer verrechnet (aus österreichischer Sicht zu niedriger Steuerausweis);
- Der unrichtige Steuerausweis beruht auf einem schlichten Rechenfehler.
Neu hinzugekommen ist auch folgende Problematik:
Die innergemeinschaftliche Lieferung von einem EU-Unternehmer an einen Unternehmer erfolgt wie bisher als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Der Erwerber schuldet im Empfängerland die Erwerbsteuer und hat daraus Vorsteuerabzug.
Wenn aber der ausländische Unternehmer – weil ihm beispielsweise die UID des Empfängers nicht bekannt ist – an den österreichischen empfangenden Unternehmer statt als innergemeinschaftliche Lieferung mit österreichischer Umsatzsteuer fakturiert, ist dies eine falsche Rechnung, die nicht zum Vorsteuerabzug qualifiziert! Die Erwerbsteuer wird aber trotzdem vom Empfänger (zusätzlich) in Österreich geschuldet. Passen Sie also bitte immer auf, dass die Rechnungen, die Sie schreiben, aber auch die Rechnungen, die Sie erhalten, formal korrekt ausgestellt sind. Der österreichische Fiskus ist hier sehr streng und wir können aus Zeit- und Kostengründen nicht jede Rechnung auf ihre formale Richtigkeit hin überprüfen und übernehmen daher dafür natürlich auch keine Gewährleistung.
Formale Rechnungsmängel
Auf der Rechnung fehlen ein oder mehrere vorgeschriebene Angaben oder sind unrichtig (z.B. Name und Anschrift des Lieferanten/Leistungserbringers oder Abnehmers/Leistungsempfängers, Liefer-/Leistungsdatum).
Zulässigkeit der Rechnungsberichtigung
Unrichtige Rechnungen dürfen grundsätzlich berichtigt werden.
Anders liegt der Fall allerdings dann, wenn eine Umsatzsteuerrechnung ausgestellt wird, obwohl gar keine Lieferung oder sonstige Leistung erbracht worden ist (Scheinrechnung). Dasselbe gilt, wenn ein Nichtunternehmer eine Umsatzsteuerrechnung legt. In solchen Fällen ist eine Rechnungsberichtigung nur zulässig, wenn der Aussteller der Rechnung die Gefährdung des Steueraufkommens rechtzeitig und vollständig beseitigt hat (z.B. durch Nachweis, dass der Abnehmer/Leistungsempfänger noch keinen Vorsteuerabzug geltend gemacht bzw. die bereits abgezogene Vorsteuer an das Finanzamt zurückbezahlt hat).
Berechtigung zur Rechnungsberichtigung
Das Recht bzw. die Pflicht zur Rechnungsberichtigung hat der Rechnungsaussteller. Einseitige Berichtigungen des Rechnungsempfängers haben keine Rechtswirkungen.
Ein Abnehmer/Leistungsempfänger hat einen bei den Zivilgerichten durchsetzbaren Rechtsanspruch auf Ausstellung bzw. Berichtigung einer unrichtigen Rechnung.
Durchführung der Berichtigung
Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten. In einer eigenen Berichtigungsnote werden die notwendigen Berichtigungen und Ergänzungen unter Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung vorgenommen.
Die andere Möglichkeit ist, dass eine komplett neue berichtigte Rechnung ausgestellt wird.
Wird für die neue Rechnung die ursprüngliche Rechnungsnummer verwendet, so muss ein Hinweis erfolgen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Wird eine neue Rechnungsnummer verwendet, muss auf die ursprüngliche Rechnung und deren Nummer verwiesen werden.
Es ist zulässig, dass mit einer Berichtigungsnote (berichtigten Rechnung) mehrere Rechnungen berichtigt werden (Sammel-Berichtigungen oder -Ergänzungen).
Wirkung von Rechnungsberichtigungen
Rechnungsberichtigungen entfalten nur dann Rechtswirkung, wenn die berichtigte Rechnung dem Abnehmer/Leistungsempfänger nachweislich zugekommen ist. Sie wirken grundsätzlich nicht zurück.
Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresumsatzsteuererklärung, Zusammenfassende Meldung
Die Berichtigungen sind für jenen Voranmeldungszeitraum / Veranlagungszeitraum zu machen, in dem die Rechnung berichtigt wird. Die zu berichtigende Vorsteuer ist bei der Kennzahl 067, die zu berichtigende Umsatzsteuer bei der Kennzahl 090 einzutragen.
Ist mit der Rechnungsberichtigung gleichzeitig eine Entgeltänderung verbunden, gelten die Ausführungen zu Entgeltänderungen insoweit sinngemäß.
Entgeltänderungen
Die Umsatzsteuer wird vom Entgelt bemessen. Häufig kommt es zu nachträglichen Entgeltänderungen (z.B. durch Skonti, Rabatte, Preisminderungen infolge von Mängelrügen oder Zahlungsausfällen infolge von Insolvenz des Abnehmers/Leistungsempfängers). Wegen Entgeltänderungen muss von Gesetzes wegen keine Rechnungsberichtigung vorgenommen werden (ausgenommen für Entgeltminderungen wegen des Abzuges von Wechselvorzinsen).
Die Entgeltänderungen und deren Auswirkungen sind in jenem Voranmeldungszeitraum in der Umsatzsteuervoranmeldung darzustellen, in dem die Entgeltänderung eintritt.
Achtung:
Kommt es zu steuerpflichtigen Entgelterhöhungen steht hinsichtlich des Erhöhungsbetrages erst in dem Voranmeldungszeitraum ein Vorsteuerabzug zu, in dem die Rechnung berichtigt wird.
Ein Lieferant/Leistungserbringer hat die Entgeltänderung grundsätzlich in der Kennzahl 000 sowie in den korrespondierenden Kennzahlen der steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätze zu berücksichtigen. Ergibt sich durch eine Entgeltminderung rechnerisch bei einer Kennzahl eine negative Bemessungsgrundlage, so ist bei dieser Kennzahl der Wert 0 und die auf den Negativbetrag entfallende Umsatzsteuer bei der Kennzahl 090 (mit Minusvorzeichen) einzutragen. Die zu berichtigende Vorsteuer ist bei der Kennzahl 067 einzutragen.
Insoweit Entgeltänderungen bereits abgelaufene Kalender- bzw. Wirtschaftsjahre betreffen, ist die auf die Entgeltänderung entfallende Umsatzsteuer bei der Kennzahl 090, die Vorsteuer bei der Kennzahl 067 einzutragen.
Zusammenfassende Meldung (ZM)
Nachträgliche Entgeltänderungen für Umsätze mit Binnenmarktbezug z.B. für innergemeinschaftliche (ig) Lieferungen, ig Dienstleistungen oder für Dreiecksgeschäfte sind in der ZM für den Meldezeitraum zu berücksichtigen, in dem die nachträgliche Entgeltänderung eingetreten ist. Entsprechend ist auch vorzugehen, wenn solche Umsätze ganz oder teilweise rückgängig gemacht werden (Rechnungsstornierungen).
Hinweis:
Nachträgliche Entgeltänderungen sind von jenen Fällen zu unterscheiden, in denen die ZM von Beginn an unrichtig oder unvollständig war (z.B. Meldung eines falschen Lieferentgeltes, falsche UID, Meldung von Lieferungen werden vergessen). Für jeden Zeitraum, für den eine unrichtige/unvollständige ZM abgegeben worden ist, ist eine gesonderte Berichtigungsmeldung zu erstatten. In der Berichtigungs-ZM sind sämtliche meldepflichtigen ig Umsätze zu melden (Gesamt-Meldung) und das Ausstellungsdatum der ursprünglichen ZM anzuführen.
Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Ihr Team der PROTAX Steuerberatung & der FM Steuerberatung
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